Projekty i umowy IT
Projekty technologiczne łączą kwestie prawne, techniczne i biznesowe. Problemy najczęściej pojawiają się wtedy, gdy przed rozpoczęciem projektu, zakres prac nie został wystarczająco precyzyjnie opisany, strony inaczej rozumieją zasady odbioru, projekt zaczyna się opóźniać albo dopiero po wdrożeniu okazuje się, że klient nie ma pełnych praw do systemu, kodu czy dokumentacji, a chciałby dokonać zmian we własnym zakresie.
Wspieramy przedsiębiorców przy przygotowaniu, negocjowaniu i realizacji projektów IT. Pomagamy zarówno firmom zamawiającym rozwiązania technologiczne, jak i software house’om, dostawcom SaaS oraz innym podmiotom świadczącym usługi IT.
Możemy uczestniczyć w projekcie od etapu wyboru modelu współpracy i przygotowania umowy, przez wdrożenie i odbiory, aż po utrzymanie systemu, zmianę dostawcy albo rozwiązanie sporu.
Kiedy możemy pomóc?
Wsparcie naszej Kancelarii jest szczególnie przydatne m.in. wtedy, gdy:
- Twoja firma planuje stworzenie aplikacji, platformy internetowej albo dedykowanego systemu
- otrzymałeś od software house’u projekt umowy i trzeba ocenić związane z nim ryzyka prawne oraz skutki na przyszłość
- projekt ma być realizowany etapami i trzeba ustalić zasady odbioru poszczególnych funkcjonalności
- pracujecie w modelu agile albo time & materials i trzeba jasno określić zasady rozliczeń i odpowiedzialności
- wykonawca żąda dodatkowego wynagrodzenia za prace, które zdaniem klienta były już objęte umową
- projekt się opóźnia albo nie spełnia założeń technicznych
- konieczne jest ustalenie, kto posiada prawa do kodu źródłowego, dokumentacji lub elementów stworzonych w ramach wdrożenia
- system wykorzystuje komponenty własne wykonawcy, rozwiązania open source albo zewnętrzne biblioteki
- klient chce zmienić dostawcę i potrzebuje dostępu do kodu, dokumentacji oraz danych
- konieczne jest przygotowanie umowy utrzymaniowej, SLA albo zasad dalszego rozwoju systemu
- firma chce wdrożyć rozwiązanie SaaS, chmurowe albo przeprowadzić migrację danych
- powstał spór dotyczący odbioru, jakości wykonania, opóźnienia albo obowiązku zapłaty
Możemy objąć wsparciem cały projekt albo włączyć się tylko na określonym etapie.
Przygotowujemy i negocjujemy umowy IT
Pomagamy dobrać konstrukcję umowy do sposobu, w jaki projekt będzie rzeczywiście realizowany, a także asystujemy w toku analizy przedwdrożeniowej.
Inaczej powinien wyglądać kontrakt na stworzenie dedykowanego systemu (w ramach umowy o dzieło), inaczej umowa SaaS (umowa o świadczenie usług), a jeszcze inaczej gdy współpraca z zespołem programistów rozliczana według czasu pracy. Możliwy jest także model łączący wszystkie te cechy – w takim wypadku zachodzi szczególne ryzyko, które należy zminimalizować przed zawarciem umowy. W takim wypadku, szczególnego znaczenia nabiera także odpowiednie przeprowadzenie analizy przedwdrożeniowej. Stanowi ona bowiem istotny punkt wyjścia przy ewentualnych sporach.
Przygotowujemy i analizujemy m.in.:
- umowy na stworzenie i rozwój oprogramowania
- umowy wdrożeniowe
- umowy SaaS
- umowy licencyjne
- umowy outsourcingu IT
- umowy z programistami i zespołami developerskimi
- umowy hostingowe i chmurowe
- umowy utrzymaniowe i serwisowe
- SLA
- umowy dotyczące integracji systemów
- umowy dotyczące migracji danych i systemów
- umowy realizowane w modelu fixed price oraz time & materials
Nie ograniczamy się do formalnej analizy dokumentu. Oceniamy również, jak konkretne postanowienia mogą działać w praktyce i gdzie mogą powstać problemy podczas realizacji projektu w przyszłości.
Pomagamy właściwie określić zakres projektu i zasady odbioru
Jednym z najczęstszych źródeł sporów w projektach IT jest brak jasnej odpowiedzi na pytanie, kiedy projekt albo jego etap można uznać za wykonany.
Dlatego pomagamy ustalić m.in.:
- zakres prac i odpowiedzialności stron
- znaczenie specyfikacji, backlogu i dokumentacji technicznej
- sposób zgłaszania zmian
- procedury testowania i odbioru
- klasyfikację błędów
- terminy ich usuwania
- zasady odmowy odbioru
- konsekwencje opóźnienia
- sposób rozliczania dodatkowych prac
W projektach prowadzonych metodą agile pomagamy tak ułożyć dokumentację, aby elastyczność tej metody nie prowadziła do niekontrolowanego rozszerzania zakresu albo budżetu projektu.
Zabezpieczamy prawa do oprogramowania
Działający system nie zawsze oznacza pełną swobodę korzystania z niego. W praktyce znaczenie ma to, kto posiada prawa do poszczególnych elementów rozwiązania i na jakich zasadach klient może z nich korzystać.
Analizujemy m.in.:
- przeniesienie praw autorskich
- udzielone licencje
- prawa do kodu źródłowego
- możliwość modyfikowania oprogramowania
- możliwość zlecenia dalszego rozwoju innemu wykonawcy
- prawa do dokumentacji i baz danych
- zasady korzystania z komponentów własnych dostawcy
- zasady korzystania z oprogramowania open source
- rozwiązania stworzone przed rozpoczęciem projektu
W odpowiednich przypadkach pomagamy również uregulować kwestie dostępu do kodu źródłowego i mechanizmów escrow.
Pomagamy ograniczyć ryzyko uzależnienia od jednego dostawcy
Problem vendor lock-in często ujawnia się dopiero wtedy, gdy przedsiębiorca chce zakończyć współpracę z dotychczasowym wykonawcą. Dlatego już na etapie przygotowania umowy warto zadbać o to, co wydarzy się po jej rozwiązaniu.
Pomagamy uregulować m.in.:
- wydanie kodu źródłowego
- przekazanie dokumentacji
- eksport danych
- dostęp do repozytoriów i środowisk
- obowiązki migracyjne
- wsparcie przy przejęciu systemu przez nowego dostawcę
- dalsze korzystanie z komponentów wykonawcy
- obowiązki przejściowe po zakończeniu umowy
Dzięki temu zmiana dostawcy nie musi oznaczać utraty kontroli nad systemem albo konieczności budowania rozwiązania od początku.
Wspieramy również podczas realizacji projektu
Nasza rola nie musi kończyć się w momencie podpisania umowy. W wielu projektach kluczowe problemy pojawiają się dopiero później.
Możemy wspierać klienta przy:
- zmianach zakresu umowy
- change requestach
- dodatkowych, nieprzewidzianych kosztach powstałych w toku realizacji umowy
- sporach dotyczących odbioru danego etapu
- opóźnieniach w realizacji
- naliczaniu kar umownych
- wadach systemu (np. niezgodności z potrzebami ujawnionymi w toku analizy przedwdrożeniowej)
- negocjowaniu aneksów (zmian umów)
- wstrzymaniu płatności za realizację
- odstąpieniu od umowy albo wypowiedzeniu umowy
- przejęciu projektu przez nowego wykonawcę
W przypadku większych przedsięwzięć możemy pozostawać w bieżącym kontakcie z project managerem albo działem IT i reagować na problemy na etapie ich powstawania.
Umowy utrzymaniowe i SLA
Po zakończeniu wdrożenia często zaczyna się kolejny etap współpracy. System wymaga utrzymania, aktualizacji, usuwania błędów i rozwoju.
Przygotowujemy i negocjujemy zasady dotyczące m.in.:
- dostępności systemu
- czasu reakcji i czasu usunięcia awarii
- kategorii incydentów
- service credits
- sposobu zgłaszania problemów
- odpowiedzialności za niedostępność systemu
- kosztów aktualizacji i zmian
- prac dodatkowych, których potrzeba wyniknęła już po wdrożeniu systemu
- zakończenia utrzymania systemu
SLA powinno być nie tylko dokumentem technicznym, ale również realnym mechanizmem określającym poziom odpowiedzialności dostawcy.
Dane, chmura i bezpieczeństwo
W wielu projektach IT wykonawca uzyskuje dostęp do danych przedsiębiorstwa, jego klientów albo pracowników.
W zależności od projektu analizujemy również:
- sposoby oraz cele przetwarzania danych osobowych
- umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych
- korzystanie z podwykonawców i ich odpowiedzialność
- lokalizację danych
- transfery danych osobowych poza EOG
- obowiązki związane z incydentami naruszenia bezpieczeństwa danych osobowych
- wymagania bezpieczeństwa danych osobowych
- zwrot i usuwanie danych osobowych
- migrację danych
- korzystanie z usług chmurowych
Ma to szczególne znaczenie przy usługach SaaS, rozwiązaniach chmurowych i systemach obsługujących dużą liczbę użytkowników. Jako Kancelaria możemy działać po stronie zamawiającego albo dostawcy.
Po stronie zamawiającego koncentrujemy się przede wszystkim na kontroli nad projektem, zasadach odbioru, prawach do systemu oraz możliwości jego dalszego rozwoju. Staramy się analizować projekt z myślą o ryzykach mogących wystąpić w przyszłości.
Po stronie dostawcy pomagamy jasno określić zakres zobowiązań, ograniczyć ryzyko niekontrolowanego rozszerzania projektu, zabezpieczyć prawa do własnej technologii i właściwie ukształtować odpowiedzialność.
Obsługujemy obie strony projektów technologicznych, dlatego posiadamy wszechstronne doświadczenie. Znajomość obu perspektyw pozwala nam lepiej przewidywać, które postanowienia mogą stać się przedmiotem sporu.
Jak wygląda współpraca?
Możemy przygotować dokumentację od podstaw, przeanalizować umowę przedstawioną przez kontrahenta albo włączyć się do już trwających negocjacji. Przy większych projektach zaczynamy od zrozumienia modelu technicznego i biznesowego.
Ustalamy:
- co ma zostać dostarczone i jakie są Twoje cele oraz potrzeby
- jak będzie przebiegała realizacja
- gdzie znajdują się największe ryzyka
- które elementy mają kluczowe znaczenie dla klienta
Na tej podstawie przygotowujemy albo negocjujemy dokumentację. Jeżeli projekt już trwa, możemy działać doraźnie – analizować konkretny problem, przygotować stanowisko, aneks, wezwanie albo uczestniczyć w rozmowach z drugą stroną.
Najczęstsze pytania
Czy możecie przeanalizować umowę otrzymaną od software house’u?
Tak. Możemy wskazać najważniejsze ryzyka, zaproponować zmiany i – jeśli jest taka potrzeba – uczestniczyć w negocjacjach.
Czy pomagacie tylko przy dużych wdrożeniach?
Nie. Obsługujemy zarówno rozbudowane projekty, jak i pojedyncze umowy dotyczące aplikacji, strony internetowej, integracji albo konkretnego modułu.
Czy możecie dołączyć do projektu już w trakcie jego realizacji?
Tak. Często włączamy się wtedy, gdy pojawia się problem z harmonogramem, odbiorem, dodatkowymi kosztami albo jakością wykonania.
Czy przygotowujecie umowy SaaS?
Tak. Możemy przygotować kompleksową dokumentację dla dostawcy SaaS albo przeanalizować umowę z perspektywy klienta korzystającego z takiej usługi. Posiadamy doświadczenie z perspektywy obu stron.
Czy pomagacie przy sporach z wykonawcą?
Tak. Analizujemy umowę, przebieg projektu i dokumentację, a następnie oceniamy możliwe działania – od wezwania do usunięcia wad po odstąpienie od umowy albo dochodzenie roszczeń.
Czy możecie pomóc przy zmianie dostawcy systemu?
Tak. Analizujemy prawa do systemu, dostęp do kodu, dokumentacji i danych oraz obowiązki dotychczasowego wykonawcy związane z migracją i przekazaniem projektu.